Privacy

Prometheus is een studentenvereniging die voor haar verwerking van de persoonsgegevens onder de toepassing van de GDPR valt.

Deze beleidstekst heeft als doel om aan te tonen hoe Prometheus omgaat met gegevens. Wij raden u aan om deze privacyverklaring aandachtig te lezen.

1.0   Gebruik van Persoonsgegevens

Door deelname aan onze activiteiten verstrekt u ons bepaalde persoonsgegevens. We verwerken alleen de persoonsgegevens die door u rechtstreeks zijn verstrekt of waarvan duidelijk is dat deze aan ons zijn verstrekt om te worden verwerkt. Wanneer een lid bijvoorbeeld zegt dat hij/zij allergisch is aan latex zullen we dit noteren en bewaren. Op die manier kunnen we voorzorgsmaatregelen nemen op onze activiteiten door bijvoorbeeld geen ballonnen als versiering te gebruiken.

1.1 Inschrijvingen

Aan het begin van het nieuwe academiejaar schrijven de (ere)leden zich in om deel uit te maken van de studentenvereniging. Hierbij noteren we met hun schriftelijke toestemming de volledige naam, studierichting en een email-adres waarop we hen kunnen bereiken. Deze worden bewaard door de verwerkingsverantwoordelijke van de vereniging in een Excel of Word-bestand. Gegevens zullen worden ingezien op een need-to-know basis en kunnen alleen door leden van het verkozen kernbestuur worden geraadpleegd. Het verkozen lid van het presidium met de functie van vice-president zal de taak van verwerkingsverantwoordelijke op zich nemen.

We gebruiken deze gegevens om een overzicht te hebben over wie allemaal (ere)lid is van de vereniging. De email-adressen zullen we niet gebruiken om mails te sturen, tenzij met belangrijke informatie die niet via andere kanalen (Instagram, Facebook, website, ...) kan gedeeld worden en voor zover hiertoe de toestemming werd verleend bij inschrijving.

Op het inschrijvingsformulier zal duidelijk te lezen zijn dat, indien de (ere)leden dat wensen, zij hun e-mailadres wanneer ze maar willen kunnen laten verwijderen of aanpassen. Een verwijdering van de volledige naam van het lid van de studentenvereniging is pas mogelijk mits uitschrijving uit de studentenvereniging.

1.2 Inschrijvingsactiviteiten

Wanneer we activiteiten organiseren die een inschrijving vereisen, slaan wij deze gegevens op. Dit om te weten hoeveel personen komen, welke ruimte we moeten voorzien en eventueel drinken en eten te kunnen voorzien voor de aanwezigen. Het kan zijn dat we bij bepaalde activiteiten die gepaard gaan met eten en drinken vragen om vooraf een maaltijd (vlees, vegetarisch of vegan) te kiezen.

Al deze gegevens worden na een periode van 1 maand na het verstrijken van de activiteit verwijderd. De leden kunnen echter wanneer ze willen de verwerkingsverantwoordelijke contacteren om hun gegevens vroeger te laten verwijderen.

1.3 Foto’s

Bij het inschrijven zal gevraagd worden naar de toestemming van de leden om foto’s van hen te maken tijdens de activiteiten die nadien zullen gepost worden op sociale media.

Indien ze weigeren om op foto’s te staan zal de verwerkingsverantwoordelijke een lijst bijhouden met hun namen. Bij elke foto die gepost of gepubliceerd wordt zal deze lijst geraadpleegd worden om er zeker van te zijn dat we toch niet per ongeluk foto’s genomen hebben van mensen die dit niet wilden. Wanneer dit opgemerkt wordt zal de foto onmiddellijk verwijderd worden.

Indien ze toestemmen om op foto’s te staan zullen de leden alsnog de mogelijkheid hebben om te vragen om foto’s die van hen werden genomen te verwijderen. Dit doen ze door de verwerkingsverantwoordelijke te verwittigen die uiterlijk binnen de 30 dagen te rekenen vanaf het verzoek de foto’s zal verwijderen.

In sommige gevallen zullen niet-leden onze activiteiten bijwonen. Aan het begin van elke activiteit zal nogmaals duidelijk gemaakt worden dat er foto’s genomen zullen worden. De mensen die geen lid zijn (en dus nog geen toestemming gegeven hebben) zullen gevraagd worden om aan de verwerkingsverantwoordelijke te melden of ze toestemming geven om foto’s van hen te laten maken en/of publiceren. Deze zal een lijst bijhouden met mensen die hun toestemming niet gegeven hebben. Deze lijst met namen zal gebruikt worden om de foto’s te filteren die toch per ongeluk genomen geweest zijn. Na het posten of publiceren van de foto’s van de activiteit zal de lijst na 6 maanden vernietigd worden.

2.0   Toegang

We nemen maatregelen om misbruik van en ongeoorloofde toegang tot persoonlijke gegevens tegen te gaan. Met name zullen alleen leden van het verkozen presidium toegang kunnen krijgen tot de gegevens, onder toezicht van de verwerkingsverantwoordelijke, op een need-to-know basis.

Prometheus waakt erover dat uw gegevens niet worden doorgegeven aan derden, behoudens in het geval u hiertoe voorafgaand uw toestemming verleend hebt of wanneer de toegang, het gebruik, het behoud of de openbaarmaking van uw persoonsgegevens redelijkerwijs noodzakelijk is (bv. om te voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving, om technische of beveiligingsproblemen te detecteren, om de rechten, eigendom of veiligheid van Prometheus te beschermen, enz.).

3.0   Bescherming

Prometheus zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van verlies of onrechtmatige verwerking.

Als zich toch een incident zou voordoen waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

4.0 Inzage, aanpassing en verwijdering van gegevens

Wanneer de leden dit wensen kunnen zij inzage krijgen in de gegevens die wij van hen hebben. Een mail (info@prometheusgent.com) of een bericht via een van onze sociale media-kanalen (Instagram, Discord of Facebook) volstaat hiervoor.

Na raadpleging van de gegevens zullen de leden de mogelijkheid hebben om hun gegevens aan te passen en verwijderen. Ook zonder raadpleging kan dit uiteraard. De verwerkingsverantwoordelijke zal er voor zorgen dat dit gebeurt uiterlijk binnen de 30 dagen te rekenen vanaf het verzoek.

Voor sommige activiteiten verzamelen we ook gegevens van niet-leden. Voor hen geldt het bovenstaande ook.

Prometheus behoudt zich het recht voor om verzoeken te weigeren die op onredelijke wijze worden herhaald, onevenredige technische inspanningen vereisen (zoals het ontwikkelen van een nieuw systeem of het aanbrengen van fundamentele wijzigingen in een bestaande handelswijze) of de privacy van anderen in gevaar brengen.

5.0 Wijzigingen aan deze beleidstekst

Wij behouden ons het recht voor om deze beleidstekst te wijzigen. Om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen raden wij u aan om deze beleidstekst geregeld te lezen. Bij grote wijzigingen stellen we u op de hoogte via mail.

“Laatst bijgewerkt 29/05/2026”